A , фамилии в столбце B и профессии в столбце C .

2. Создайте word документ (.doc или.docx)

{A} , {B} и {C} .

{A} , {B} и {C} {A} - именем, {B} - фамилией, {C} - профессией.

Settings программы.

3. Выберите пути для файлов и папок

Select

4. Задайте листы и строки нужных данных

Excel file data sheets

Excel file data rows Excel file data sheets

1 .

Если вы хотите чтобы в формировании документа участвовали все листы и/или строки вашего excel-файла с данными - нажмите справа на соответствующую кнопку с надпипсью Numbers (ее надпись при этом сменится на All ).

5. Задайте шаблон имен новых word файлов

Задайте шаблон имен новых word-файлов:

New word files names template - это шаблон для имен новых генерируемых программой документов (word-файлов). Здесь шаблон имен содержит имена столбцов excel-файла, обрамленные фигурными скобками: {A} и {B} . При формировании нового документа программа заменит все {A} и {B} соответствующими значениями ячеек из excel-файла - это и будет именем нового документа (word-файла).

Вы можете задать свои обрамляющие символы на вкладке Settings программы.

6. Нажмите "Generate"

Нажмите кнопку Generate и на экране появится прогресс выполнения. Документов (word-файлов) будет создано ровно столько, сколько строк excel-файла участвует в формировании.

7. Всё

Все документы (word-файлы) созданы и лежат в папке, указанной в Folder to save the new word files . Всё:)

Exwog - генератор отчетов из Excel в Word по шаблону

Бесплатный генератор файлов Word по шаблону (файлу Word) на основании данных Excel файла

Работает в Mac OS, Windows и Linux

Позволяет задавать имена новых генерируемых word файлов

Позволяет задавать листы и строки нужных данных

Позволяет задавать обрамляющие символы для имен столбцов Excel

Прост в использовании

Храните ваши данные в Excel формате (.xls и.xlsx) и генерируйте файлы формата Word (.doc и.docx) в несколько кликов:)

Как это работает?

Взгляните на ваш excel файл

В данном примере excel-файл содержит информацию о клиентах. Каждая строка соответствует определенному клиенту. Имена расположены в столбце A , фамилии в столбце B и профессии в столбце C .

Кликните для просмотра

Создайте word документ (.doc или.docx)

Кликните для просмотра

Создайте "шаблон" (word-файл) для формирования новых документов (word-файлов). Здесь текст "шаблона" содержит имена столбцов excel-файла, обрамленные фигурными скобками: {A} , {B} и {C} .

Программа будет генерировать новые документы по "шаблону" заменяя все {A} , {B} и {C} соответствующими значениями ячеек из excel-файла: {A} - именем, {B} - фамилией, {C} - профессией.

Также вы можете задать свои обрамляющие символы на вкладке Settings программы.

Выберите пути для файлов и папок

Выберите пути для файлов и папок (кнопки с надписью Select ). В программе вы задаете следующие пути:

Excel file with data (*.xls, *.xlsx) - это путь к вашему excel-файлу с данными (информация о клиентах);

Word template file (*.doc, *.docx) - это путь к вашему "шаблону" (word-файлу созданному на предыдущем шаге);

Folder to save the new word files - это путь к папке в которую программа будет сохранять новые сгенерированные документы.

Кликните для просмотра

Задайте листы и строки нужных данных

Кликните для просмотра

Задайте номера листов и строк вашего excel-файла с данными (информация о клиентах) по которым требуется сформировать документы:

Excel file data sheets - номера листов вашего excel-файла которые будут участвовать в формировании новых документов;

Excel file data rows - номера строк листов (листов, указанных в Excel file data sheets ) вашего excel-файла которые будут участвовать в формировании новых документов. На основании данных каждой указанной строки будет создан отдельный документ (word-файл).

Нумерация листов и строк в программе начинается с 1 .

Както раз после подведения итогов олимпиады, когда участникам требовалось разослать письмами с результаты по сданным (или не сданным) предметам, я заметил, что девушка сидит и руками вносит в шаблон письма результаты экзамена, ФИО школьника и прочую информацию. Перед ней лежало несколько распечатанных из Excel листов с фамилиями и оценками. Copy-Paste, Ctrl+C — Ctrl+V, перевод ФИО из именительного в родительный падеж и так уже была проделана работа с половиной первого из трех листов с данными. Сколько по вашему она могла бы еще просидеть копируя данные, а потом проверяя результат? Думаю довольно долго, да и ошибок было бы не мало. А ведь ей потом предстояло еще подписывать почтовые конверты... Мне стало жалко ее времени и за несколько минут я показал, как можно с помощью простых средств этот процесс автоматизировать. После небольшого экскурса ее работа была закончена за 20 минут.

В этом уроке я покажу Вам как можно быстро создавать документы (письма, приглашения) затрачивая на это минимум времени. В разных версиях языках этот описываемый процесс называется по-разному. Так в русском это «Слияние», а в английском - «Merge».

Надеюсь, что «письма счастья» от пенсионного фонда, налоговые уведомления создаются таким же способом:)

Инструменты

Для создания документов нам понадобится OpenOffice Writer. В нем мы будем создавать шаблон письма. Понадобиться так же OpenOffice Calc. В нем мы создадим базу с фамилиями и адресами тех лиц, которых мы, например, хотим пригласить на вечеринку. Вместо программ из пакета OpenOffice легко могут использоваться MS Word и Excel. База данных может легко лежать в MS Access. И так, приступаем.

Создание базы данных

База данных — это ничто иное как таблица в MS Excel или OpenOffice Calc, где данные располагаются в столбцах, а первая строка используется для именования столбцов. Заведем, например, столбцы «ФИО», «город», «индекс», «адрес». Введем данные и сохраним файл на диск.

В качестве баз данных могут использоваться и другие источники, например адресная книга Outlook, или база данных MS Access.

Создание шаблона письма

С созданием шаблона письма дело обстоит чуть сложнее. Поскольку в шаблон будут данные из таблицы (нашей базы данных) подставляться как есть, то и письмо надо писать соответствующим образом. Если у вас в базе данных ФИО идет в именительном падеже, то вряд ли Вам удастся использовать это поле в обращении «Дорогой, <ФИО>!» и для конверта в строке «Кому: <ФИО>». В последнем случае ФИО будет смотреться несколько коряво.

Составляя шаблон письма я рекомендую начать с составления письма какому-то реальному человеку. Можно самому себе. Затем в нем выделить цветом те данные, которые Вы будете брать из базы данных и заменить их на соответствующие поля. Перед тем как заменять выделенный текст на поле рекомендую обратить внимание на то, с какой буквы должно начинаться поле в базе данных (строчной или прописной). Конечно, можно составлять шаблон сразу с полями, но тогда Вы можете не заметить некоторых ляпов, как нестыковка падежей.

Уже в приведенном шаблоне видно, что нам потребуется ФИО в родительном падеже и поле, содержащие только имя и отчество. С первым полем мы можем заменить «Кому» на «Получатель» и тогда ФИО в именительном падеже нас вполне устроит. Со вторым полем все несколько сложнее и нам придется завести в базе данных еще один столбец и заполнить его соответствующими данными. В одном из следующих уроков я расскажу как это сделать автоматически, а пока будем считать что такое поле у нас уже есть.

Для вставки поля и привязки шаблона к базе данных необходимо выполнить следующую последовательность действий. В OpenOffice Writer выбрать базу данных

и нажать «Define» («Определить»).

Затем в нужное место вставить поле из подключенной базы данных. Для этого нажать Ctrl+F2, или в меню «Вставка» выбрать пункт «Поля» и «Другое». В открывшемся окне выбрать вкладку «Базы данных», в типе поля выбрать «Mail Merge fields», из базы данных выбрать соответствующее поле и нажать «Вставит». Собственно базу данных можно также выбрать в этом окне.

После того как одно поле вставлено, можно не закрывая текущего окна выделить текст для замены на следующего поля, выбрать поле и снова нажать «Вставить». И так для каждого из полей.

Для MS Word ситуация в чем-то похожа и, возможно, более удобна. После создания таблицы в MS Excel, запускаем MS Word и переходим на вкладку «Рассылки». На этой вкладке можно увидеть тре необходимых шага: «Начало слияния», «Составление документа и вставка полей» и «Завершение». Есть еще промежуточный шаг «Просмотр результата», но он является опциональным.

И так работа начинается с выбора документа. Это могут быть письма, наклейки, обычный документ Word. Тут же можно запустить мастер слияния, который проведет Вас через все стадии этого процесса. Следующий шаг — выбор получателя, то есть базы данных. Здесь Вы можете выбрать готовую базу данных (например, созданную на предыдущем этапе таблицу MS Excel), или создать новый список. После того как список выбран, становятся активными кнопки «Вставит поле слияния», «Изменить список получателей» и пр. Через диалог «Изменить список получателей», который открывается соответствующей кнопкой, можно выбрать из всего списка только необходимые для слияния записи.

При вставке полей мне кажется удобным подсветить все поля серым цветом, кликнув по кнопке «Выделить поля слияния». В противном случае, если таких полей много, то их можно потерять в тексте.

И так, шаблон готов.

Генерация писем

Последний этап — генерация писем. В OpenOffice для этого в меню «Инструменты» выбираем «Mail Merge Wizard...» и проходим все предлагаемые шаги по объединению нашего шаблона с базой данных.

В диалоговом окне мы видем, что из предложенных 8 пунктов нам некоторые пункты выполнять не придеться. Так документ мы уже создали и редактировать его нам не надо, блок адреса мы тоже уже вставили. Но давайте по-порядку.

Сначала выбираем, что создаем письма на основе текущего документа и жмем «Далее» внизу окна. Вторым пунктом выбираем будет ли у нас это бумажное письмо или e-mail. Для того, чтобы письмо можно было сохранить в файл следует выбрать первое. Жмем «Далее». Третим пунктом нам предлагают создать блок адреса, но поскольку мы его создали руками, то снимаем все галочки и переходим к следующему шагу. Здесь нам предлагают вставить обращение, но оно у нас тоже уже есть, поэтому жмем «Далее». Шестым пунктом можно отредактировать документ, посмотреть на документ со вставленными из базы данных полями и, если надо, какие-то поля исключить.

На шаге 7 предлагается отредактировать каждый из созданных в результате соединения шаблона с базой данных файлов. И наконец на последнем, 8 шаге, можно выбрать что сделать с полученными документам. Можно сохранить, распечатать или отправить по e-mail. При этом можно сохранять все документы в один файл, или каждый документ отдельно.

В MS Word процесс слияния заканчивается нажатием кнопки «Найти и объединить».

Из выпадающего меню очевидно, что все письма можно напечатать и послать через e-mail, но не очевидно, что все их можно сохранить в файл. Для сохранения надо выбрать первы пункт - «Изменить отдельные документы». При этом откроется новый документ, в котором каждое новое письмо будет располагаться с новой странице, а тут уже этот файл можно и сохранить.

Заключение

И так, в этом уроке Вы узнали как используя инструмент слияния создавать документы на основе шаблона. Давайте кратко запишем последовательность действий:

1. Необходимо в табличном процессоре создать базу данных, из которой будут браться данные для заполнения полей.
2. Необходимо создать шаблон письма.
3. Произвести слияние и сохранить результат.

Все мы имеем дело с текстами, так или иначе. Иногда возникает потребность сгенерировать большое или не очень большое количество текста для каких-либо задач, например, поиграться с форматированием, а текста под рукой нет, самому писать лень. Что делать? Ответ простой: воспользоваться встроенным в Word генератором случайных текстов!

В редакторе Microsoft Word можно генерировать текст достаточно быстро и легко с помощью специальных команд. В качестве подопытного кролика буду использовать Word 2007. Эти команды должны работать во всех версиях Word. Расскажу о трех методах генерации текста.

Метод 1. Использование rand()

Функция rand() вставляет локализованный образец текста, 3 абзаца по 3 предложения. Откройте ваш Word, поставьте курсор в то место, где скоро появится куча текста и введите команду:

и нажмите Enter. Сама функция rand исчезнет и вместо нее появится 3 абзаца текста:

Но это еще не все. Если вам нужно много текста, то можно использовать функцию rand с дополнительными аргументами, вот в таком виде:

=rand(x,y)

где «x » означает количество абзацев, а «y » — количество предложений в каждом абзаце. Например, =rand(20,5) вставит 20 абзацев с пятью фразами в каждом. А =rand(7) вставит 7 абзацев по 3 предложения на каждый.

Метод 2. Использование lorem()

Чтобы вставить старый добрый Lorem Ipsum в качестве образца — применяем функцию lorem(). Введите следующую команду и нажмите Enter:

И получим вот такой всевдо-латинский текст

Функция lorem() также охотно принимает дополнительные аргументы, как и rand(), в виде количества абзацев и предложений. Без аргументов функция вставляет по умолчанию 3 абзаца с тремя предложениями в каждом.

Метод 3. Функция rand.old()

Использование аналолгично предыдущим командам:

=rand.old()

и нажать Enter.

Функция rand.old() оставлена для совместимости со старым офисом, до 2003 включительно. Способ применения такой же, как и у предыдущих двух, только текст будет состоять из одинаковых фраз «Съешь ещё этих мягких французских булок, да выпей чаю». Эту фразу знает каждый, кому приходилось иногда работать со шрифтами.

Можно передавать аргументы, как и в первых двух методах.

Вот и все, текстов нагенерили, теперь можно съесть еще этих мягких французских булок да выпить чаю:)

Получилось ли у вас вставить текст с помощью вышеуказанных функций?

Продолжаем, начатую ранее тему работы с формами в Word. В предыдущих статьях мы смотрели на формы только с точки зрения “продвинутого пользователя”, т.е. мы создавали документы, удобные для ручного заполнения. Сегодня же я хочу предложить расширить эту задачу и попробовать использовать механизм Content controls для генерации документов.

Прежде, чем мы приступим к нашей непосредственной задаче, хочу сказать пару слов по поводу того, как хранятся в документах Word данные для сontent controls (то как они привязываются к содержимому документа я сознательно пока опущу, но надеюсь вернуться к этому как-нибудь в следующих статьях).

Закономерный вопрос – а что такое itemProps1.xml и аналогичные компоненты? В этих компонентах хранятся описания источников данных. Скорее всего, по задумке разработчиков помимо встроенных в документ xml-ек, предполагалось использовать и другие, но пока реализован только этот способ.

Чем полезны нам itemPropsX.xml ? Тем, что в них перечислены xml-схемы (их targetNamespace ), которые используются в родительском itemX.xml . Это значит, что если мы подключили в документ не одну custom xml, то чтобы найти нужную, нам нужно пробежаться по itemPropsX.xml компонентам и найти нужную схему, а значит и нужный itemX.xml .

Теперь еще один момент. Мы не будем вручную анализировать связи между компонентами и искать нужные, используя только базовый Packaging API! Вместо этого мы воспользуемся Open XML SDK (его сборки доступны через NuGet). Конечно, ранее мы не словом не говорили про этот API, но для нашей задачи от него требуется минимум и весь код будет достаточно прозрачен.

Ну что ж, основное введение сделано, можно приступать к примеру.

По сложившейся традиции возьмем все тот же “Отчет о совещании”, который мы рисовали в статье . Напомню, что вот так выглядел шаблон документа:

А вот так, XML к которому привязывались поля документа

< meetingNotes xmlns ="urn:MeetingNotes" subject ="" date ="" secretary ="" > < participants > < participant name ="" /> < decisions > < decision problem ="" solution ="" responsible ="" controlDate ="" />

Шаг 1. Создание модели данных

Собственно наша задача не просто сгенерировать документ, а создать (хотя бы в черновом варианте) удобный инструмент для использования как разработчиком, так и пользователем.

Поэтому модель мы объявим в виде структуры С#-классов:

Public class MeetingNotes { public MeetingNotes() { Participants = new List(); Decisions = new List(); } public string Subject { get; set; } public DateTime Date { get; set; } public string Secretary { get; set; } public ListParticipants { get; set; } public List Decisions { get; set; } } public class Decision { public string Problem { get; set; } public string Solution { get; set; } public string Responsible { get; set; } public DateTime ControlDate { get; set; } } public class Participant { public string Name { get; set; } }

По большому счету ничего особенного, разве что добавлены атрибуты для управления XML-сериализацией (т.к. имена в модели и требуемой XML немного различаются).

Шаг 2. Сериализация приведенной выше модели в XML

Задача, в принципе, тривиальная. Что называется “берем наш любимый XmlSerializer и вперед”, если бы не одно но …

К сожалению, в текущей версии Office, по всей видимости, присутствует баг, который заключается в следующем: если в custom xml перед объявлением основного namespace (того, из которого Word должен брать элементы для отображения), объявить еще какой-нибудь, то повторяющиеся Content controls начинают отображаться не верно (показывается только столько элементов, сколько было в самом шаблоне – т.е. repeating section не работает).

Т.е. вот такой xml работает:

< test xmlns ="urn:Test" attr1 ="1" attr2 ="2" > < repeatedTag attr ="1" /> < repeatedTag attr ="2" /> < repeatedTag attr ="3" />

и вот такой тоже:

< test xmlns ="urn:Test" attr1 ="1" attr2 ="2" xmlns:t ="urn:TTT" > < repeatedTag attr ="1" /> < repeatedTag attr ="2" /> < repeatedTag attr ="3" />

а вот такой, уже нет:

< test xmlns:t ="urn:TTT" xmlns ="urn:Test" attr1 ="1" attr2 ="2" > < repeatedTag attr ="1" /> < repeatedTag attr ="2" /> < repeatedTag attr ="3" />

я пробовал отправить баг в поддержку Microsoft на Connect , но у меня почему-то закрыт доступ для отправки багов по Office. А обсуждение на форуме MSDN тоже не помогло.

В общем, нужный обходной маневр. Если бы мы формировали XML руками, проблем бы не возникло – мы сделали бы все сами. Однако в данном случае очень хочется использовать стандартный XmlSerializer, который по-умолчанию добавляет несколько своих namespace в выходной XML, даже если эти namespace не используются.

Мы сделаем полное подавление вывода собственных namespace в XmlSerializer. Правда, этот подход сработает, только если они ему и правда будут не нужны (в противном случае они все равно будут добавлены и как раз ДО нашего ).

Собственно, весь код (при условии, что переменная meetingNotes содержит ранее заполненный объект типа MeetingNotes):

var serializer = new XmlSerializer(typeof (MeetingNotes));
var serializedDataStream = new MemoryStream();

var namespaces = new XmlSerializerNamespaces();
namespaces.Add(“” , “” );

serializer.Serialize(serializedDataStream, meetingNotes, namespaces);
serializedDataStream.Seek(0, SeekOrigin.Begin);

Шаг 3. Заносим полученную XML в Word-документ.

Тут мы поступаем следующим образом:

• копируем шаблон и открываем копию
• находим в ней нужный custom xml (ищем по namespace “urn:MeetingNotes” )
• замещаем содержимое компонента, на нашу XML

File.Copy(templateName, resultDocumentName, true ); using (var document = WordprocessingDocument.Open(resultDocumentName, true )) { var xmlpart = document.MainDocumentPart.CustomXmlParts .Single(xmlPart => xmlPart.CustomXmlPropertiesPart.DataStoreItem.SchemaReferences.OfType() .Any(sr => sr.Uri.Value == "urn:MeetingNotes"